เปิดบริษัทใหม่ ต้องวางระบบบัญชียังไง?
เขียนโดย พี่นุ้ย (ภคมน ปิยะธนาธร) — Founder & CEO | นักบัญชีผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี · ประสบการณ์ด้านบัญชีกว่า 20 ปี เชี่ยวชาญด้านภาษี การวางระบบบัญชี และการดูแลบัญชีสำหรับธุรกิจออนไลน์
วางระบบบัญชีบริษัทใหม่ 7 ขั้น: แยกบัญชีธนาคาร, ผังบัญชี, เส้นทางเอกสารซื้อ-ขาย, เลือกโปรแกรม (FlowAccount/PEAK), กำหนดใครทำอะไร, ปฏิทินภาษี, วิธีเก็บเอกสาร — พร้อมตารางเอกสารที่ต้องเกิดในแต่ละรายการ และ 5 ข้อผิดพลาดของบริษัทปีแรก
บริษัทใหม่ที่ "ค่อยทำบัญชีตอนสิ้นปี" มักจบด้วยบิลหาย ภาษีซื้อใช้ไม่ได้ และเงินส่วนตัวปนกับเงินบริษัทจนแยกไม่ออก — ระบบบัญชีไม่ใช่โปรแกรม แต่คือ ข้อตกลงว่าเอกสารเกิดที่ไหน ใครบันทึก และเมื่อไหร่ บทความนี้วางให้ตั้งแต่วันแรก
คำตอบสั้น: วางระบบบัญชีบริษัทใหม่ให้ครบ 7 ขั้น: (1) เปิดบัญชีธนาคารบริษัทและใช้เฉพาะเรื่องบริษัท (2) ตั้งผังบัญชีให้ตรงธุรกิจ (3) กำหนดเส้นทางเอกสารซื้อ-ขาย (4) เลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่เจ้าของและนักบัญชีใช้ร่วมกัน (5) แบ่งหน้าที่ว่าใครทำอะไร (6) ตั้งปฏิทินภาษี (7) กำหนดวิธีเก็บเอกสาร — ทำครบใน เดือนแรก ต้นทุนต่ำกว่าแก้ทีหลังหลายเท่า
ขั้นที่ 1: แยกเงินบริษัทออกจากเงินส่วนตัว
เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท ทุกรายรับเข้าบัญชีนี้ ทุกรายจ่ายออกจากบัญชีนี้ — เจ้าของเบิกเงินใช้ = ลงเป็นเงินเดือน เงินปันผล หรือเงินกู้กรรมการ มีเอกสารทุกครั้ง เงินที่ปนกันคือสาเหตุอันดับหนึ่งของ "เงินกู้กรรมการ" ก้อนใหญ่ในงบและถูกสรรพากรถาม ดู โอนเงินบ่อยโดนตรวจไหม
ขั้นที่ 2: ผังบัญชี
ใช้ผังมาตรฐานของโปรแกรม แล้ว เพิ่มเฉพาะที่ธุรกิจต้องดู เช่น รายได้แยกตามช่องทาง (หน้าร้าน/ออนไลน์/B2B) ต้นทุนแยกตามสินค้าหลัก ค่าใช้จ่ายแยกการตลาดออกจากบริหาร — ผังที่ละเอียดเกินไปไม่มีใครลงถูก ผังที่หยาบเกินไปไม่บอกอะไร
ขั้นที่ 3: เส้นทางเอกสาร
| รายการ | เอกสารที่ต้องเกิด | ใครออก/เก็บ |
|---|---|---|
| ขายสินค้า/บริการ | ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จ | ฝ่ายขาย/แอดมิน ออกจากโปรแกรม |
| ซื้อสินค้า/ค่าใช้จ่าย | ใบกำกับภาษีเต็มรูปในชื่อบริษัท + หลักฐานโอน | ผู้ซื้อขอ ณ จุดซื้อ อัปโหลดเข้าระบบทันที |
| จ่ายค่าบริการ/ค่าเช่า | ใบแจ้งหนี้ + หัก ณ ที่จ่าย + 50 ทวิ | การเงินหักก่อนโอน ออก 50 ทวิ จากโปรแกรม |
| เงินเดือน | สลิป + ภ.ง.ด.1 + ประกันสังคม | HR/การเงิน |
| เจ้าของเบิกเงิน | ใบสำคัญจ่าย/สัญญากู้ | กรรมการอนุมัติ |
กติกาสำคัญ: ไม่มีเอกสาร = ไม่จ่าย และ ขอใบกำกับภาษีเต็มรูปทุกครั้งที่ซื้อ ดู ใบเสร็จกับใบกำกับต่างกันยังไง
ขั้นที่ 4: โปรแกรมบัญชีออนไลน์
| โปรแกรม | เหมาะกับ |
|---|---|
| FlowAccount | เจ้าของ/แอดมินใช้เอง เน้นเอกสารขาย ร้านค้าออนไลน์ บริการ |
| PEAK | มีทีมบัญชี มีสต๊อก ต้องการรายงานเชิงลึกหลายมิติ |
เกณฑ์ตัดสิน: สำนักงานบัญชีของคุณต้องทำงานในระบบเดียวกันได้ (ไม่ใช่ส่งไฟล์ Excel ไปมา) ดู เปรียบเทียบโปรแกรมบัญชี และ อบรมโปรแกรมบัญชี
ขั้นที่ 5: ใครทำอะไร
บริษัทเล็กมักมี 3 บทบาทแม้เป็นคนเดียวกัน: ผู้ออกเอกสารขาย (ทุกวัน) · ผู้บันทึกค่าใช้จ่ายและแนบบิล (ทุกสัปดาห์) · ผู้ปิดงวดและยื่นภาษี (ทุกเดือน — มักเป็นสำนักงานบัญชี) — เขียนไว้ชัดว่าใครส่งอะไรให้ใครภายในวันที่เท่าไหร่ ดู ควบคุมภายในสำหรับธุรกิจเล็ก
ขั้นที่ 6: ปฏิทินภาษี
วันที่ 7: ภ.ง.ด.1/3/53 · วันที่ 15: ภ.พ.30 + ประกันสังคม · ภายใน 2 เดือนหลังครึ่งปี: ภ.ง.ด.51 · ภายใน 150 วันหลังปิดปี: ภ.ง.ด.50 + งบ (ยื่นออนไลน์ได้เวลาเพิ่ม 8 วัน) — ตั้งเตือนล่วงหน้า 5 วันทุกรายการ ดู บริษัทต้องยื่นภาษีอะไรบ้าง
ขั้นที่ 7: เก็บเอกสาร
สแกน/ถ่ายรูปแนบในโปรแกรมทันทีที่ได้รับ + เก็บตัวจริงแยกแฟ้มรายเดือน (ซื้อ/ขาย/จ่าย) อย่างน้อย 5 ปีตามกฎหมาย (แนะนำ 10 ปี) — ใบกำกับภาษีตัวจริงยังจำเป็นสำหรับการตรวจ VAT
5 ข้อผิดพลาดของบริษัทปีแรก
- จ่ายค่าใช้จ่ายบริษัทด้วยบัตรส่วนตัวแล้วไม่มีบิลในชื่อบริษัท
- รับเงินลูกค้าเข้าบัญชีส่วนตัว "ชั่วคราว"
- จด VAT แล้วแต่ไม่ได้ขอใบกำกับภาษีตอนซื้อ → ภาษีซื้อหายทุกเดือน
- จ่ายค่าบริการโดยไม่หัก ณ ที่จ่าย → ต้องออกเงินภาษีแทนตอนถูกตรวจ
- รอส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีตอนสิ้นปี → บิลหาย ยื่นช้า ค่าปรับ
> 💬 เพิ่งจดบริษัทและอยากเริ่มให้ถูกตั้งแต่เดือนแรก? ทักไลน์ @deworkac ทีมวางผังบัญชี เส้นทางเอกสาร และตั้งค่าโปรแกรมให้พร้อมใช้ภายใน 1 สัปดาห์
สรุป
แยกเงิน → ผังบัญชี → เส้นทางเอกสาร → โปรแกรมที่ทุกคนใช้ร่วมกัน → ใครทำอะไร → ปฏิทินภาษี → เก็บเอกสาร · ทำครบในเดือนแรก · กติกาเดียวที่สำคัญที่สุด: ไม่มีเอกสาร = ไม่จ่าย
อ่านต่อ: บัญชีบริษัทใหม่ต้องเริ่มอะไร · บริษัทต้องทำบัญชีอะไรบ้าง
📥 โหลดฟรี: แผนผังเส้นทางเอกสารและปฏิทินภาษีสำหรับบริษัทใหม่ — ทักไลน์ @deworkac พิมพ์ "วางระบบ"
ให้ Dework วางระบบบัญชีให้ตั้งแต่ผังบัญชีจนถึงโปรแกรม — บริการวางระบบบัญชี
> ⚠️ ความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำเฉพาะราย · อ้างอิง: พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 · ม.86/4 ประมวลรัษฎากร
❓ คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
บริษัทใหม่ต้องวางระบบบัญชีตั้งแต่เมื่อไหร่?
ควรวางให้เสร็จภายในเดือนแรกหลังจดทะเบียน เริ่มจากเปิดบัญชีธนาคารบริษัท ตั้งผังบัญชี กำหนดเส้นทางเอกสาร และเลือกโปรแกรมบัญชี เพราะเอกสารทุกใบตั้งแต่วันแรกต้องถูกเก็บให้ถูกต้อง การแก้ย้อนหลังตอนสิ้นปีมีต้นทุนสูงกว่ามาก
บริษัทเล็กต้องใช้โปรแกรมบัญชีไหม?
ไม่บังคับตามกฎหมาย แต่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยให้ออกเอกสารถูกต้องตามกฎหมาย แนบบิลได้ทันที คำนวณหัก ณ ที่จ่ายอัตโนมัติ และให้เจ้าของกับสำนักงานบัญชีทำงานในระบบเดียวกัน ซึ่งลดความผิดพลาดและค่าใช้จ่ายโดยรวม
เอกสารอะไรที่บริษัทใหม่มักลืมเก็บ?
ใบกำกับภาษีเต็มรูปในชื่อบริษัทตอนซื้อของ หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ต้องออกให้ผู้รับเงิน หลักฐานการเบิกเงินของกรรมการ และใบเสร็จค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วยบัตรส่วนตัว ซึ่งถ้าไม่มีเอกสารในชื่อบริษัทจะใช้เป็นรายจ่ายและภาษีซื้อไม่ได้