สำนักงานบัญชีออนไลน์ ทำบัญชีทางไกลได้จริงไหม ปลอดภัยหรือเปล่า
เจ้าของธุรกิจไม่อยู่กรุงเทพฯ หรือไม่มีเวลาเดินทาง ใช้บริการสำนักงานบัญชีออนไลน์ได้จริงไหม ปลอดภัยแค่ไหน และต้องเช็คอะไรก่อนตัดสินใจ
สำนักงานบัญชีออนไลน์ ทำบัญชีทางไกลได้จริงไหม
หลายปีที่ผ่านมา ธุรกิจจำนวนมากเปลี่ยนมาใช้บริการสำนักงานบัญชีที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่เดียวกัน ส่งเอกสารกันผ่านไลน์หรือคลาวด์ ไม่ต้องนัดเข้าออฟฟิศ คำถามที่เจ้าของธุรกิจมักสงสัยคือ ทำแบบนี้ได้จริงไหม ข้อมูลการเงินของบริษัทจะปลอดภัยหรือเปล่า
ทำงานกันอย่างไรในทางปฏิบัติ
รูปแบบการทำบัญชีทางไกลที่ใช้กันจริงในปัจจุบันมีองค์ประกอบหลักดังนี้
- ส่งเอกสาร ลูกค้าถ่ายรูปหรือสแกนใบกำกับภาษี ใบเสร็จ สลิปโอนเงิน ส่งผ่านไลน์หรืออัปโหลดเข้าโฟลเดอร์ที่แชร์กันไว้ ไม่ต้องส่งเอกสารตัวจริงทางไปรษณีย์ทุกเดือน
- บันทึกบัญชีผ่านโปรแกรมออนไลน์ สำนักงานบัญชีบันทึกรายการผ่านโปรแกรมบัญชีบนคลาวด์ เช่น PEAK หรือ FlowAccount ซึ่งเจ้าของธุรกิจสามารถเข้าดูรายงานการเงิน ยอดขาย ยอดค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์ได้จากมือถือหรือคอมพิวเตอร์เครื่องไหนก็ได้
- ยื่นภาษีออนไลน์ สรรพากรมีระบบ e-Filing ให้ยื่นแบบภาษีผ่านอินเทอร์เน็ตอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปสำนักงานสรรพากรด้วยตัวเอง
- นัดคุยผ่านโทรศัพท์หรือวิดีโอคอล เมื่อมีเรื่องต้องปรึกษาหรือสรุปงบ
พูดง่ายๆ คือ สิ่งที่เปลี่ยนไปมีแค่ "ไม่ต้องเจอหน้ากันตลอดเวลา" ส่วนความถูกต้องของงานบัญชีและภาษียังอยู่ในมาตรฐานเดียวกัน ถ้าสำนักงานที่ดูแลมีระบบทำงานที่ชัดเจน
ข้อดีของการใช้สำนักงานบัญชีออนไลน์
- ไม่ต้องเดินทาง ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเข้าออฟฟิศทุกเดือน
- เลือกสำนักงานบัญชีที่เชี่ยวชาญตรงกับธุรกิจของคุณได้ ไม่ถูกจำกัดเฉพาะสำนักงานที่อยู่ใกล้บ้านหรือใกล้ออฟฟิศ
- ดูรายงานการเงินได้ตลอดเวลาผ่านโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ไม่ต้องรอสรุปงบสิ้นเดือน
- เหมาะกับธุรกิจที่มีสาขาหลายจังหวัด หรือเจ้าของกิจการที่เดินทางบ่อย
สิ่งที่ควรเช็คก่อนเลือกใช้บริการทางไกล
เพราะไม่ได้เจอหน้ากันสม่ำเสมอ การเลือกสำนักงานบัญชีออนไลน์จึงต้องรอบคอบกว่าปกติเล็กน้อย
- ตรวจสอบตัวตนที่จับต้องได้ มีชื่อนิติบุคคลจดทะเบียนถูกต้อง มีที่อยู่สำนักงานชัดเจน ตรวจสอบได้จริง ไม่ใช่แค่มีเพจหรือไลน์ที่ไม่มีข้อมูลบริษัทรองรับ
- ผู้ทำบัญชีมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด และควรมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ภายนอกเป็นผู้ตรวจสอบและรับรองงบการเงินประจำปี
- มีสัญญาหรือข้อตกลงบริการเป็นลายลักษณ์อักษร ระบุขอบเขตงาน ค่าบริการ และความรับผิดชอบชัดเจน
- นโยบายจัดเก็บและสำรองข้อมูล เอกสารและไฟล์บัญชีของคุณเก็บไว้ที่ไหน มีการสำรองข้อมูลอย่างไรหากเกิดเหตุขัดข้อง
- ช่องทางติดต่อเมื่อมีปัญหาเร่งด่วน ไม่ใช่แค่ทักไลน์แล้วเงียบหายไปหลายวัน
ความปลอดภัยของข้อมูลทางการเงิน
ประเด็นที่เจ้าของธุรกิจกังวลมากที่สุดคือข้อมูลรั่วไหล หลักที่ควรยึดคือ
- ใช้โปรแกรมบัญชีที่มีระบบสิทธิ์การเข้าถึง (permission) จำกัดเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ไม่ใช่ทุกคนในทีมเห็นข้อมูลทั้งหมด
- ไม่ส่งรหัสผ่านหรือข้อมูลบัญชีธนาคารผ่านช่องทางแชทที่ไม่ปลอดภัย
- สอบถามสำนักงานบัญชีตรงๆ ว่ามีนโยบายรักษาความลับของข้อมูลลูกค้าอย่างไร และข้อมูลจะไม่ถูกนำไปใช้นอกเหนือจากงานที่ตกลงกัน
เหมาะกับธุรกิจแบบไหน
บริการทางไกลเหมาะกับธุรกิจแทบทุกขนาดในยุคนี้ โดยเฉพาะร้านค้าออนไลน์ ธุรกิจบริการ ฟรีแลนซ์ที่จดบริษัท และ SME ที่เจ้าของต้องดูแลหลายจุดพร้อมกัน ส่วนธุรกิจที่มีเอกสารจำนวนมากเป็นกระดาษจริงทุกวัน อาจต้องคุยรายละเอียดขั้นตอนส่งเอกสารให้ชัดเจนก่อนเริ่มใช้บริการ
คำถามที่พบบ่อย
ไม่เคยเจอหน้าสำนักงานบัญชีเลย เซ็นเอกสารสำคัญยังไง
เอกสารส่วนใหญ่ เช่น แบบภาษี งบการเงิน ส่งไฟล์ให้ตรวจสอบและเซ็นได้ทั้งแบบเซ็นจริงแล้วส่งกลับ หรือเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามที่ตกลงกัน ส่วนเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีลายมือชื่อจริง สำนักงานที่ดีจะแจ้งล่วงหน้าและนัดส่งเอกสารให้ชัดเจน
ถ้าสำนักงานบัญชีอยู่คนละจังหวัด ยื่นภาษีให้บริษัทเราได้ไหม
ได้ เพราะการยื่นภาษีของกรมสรรพากรทำผ่านระบบออนไลน์อยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยื่นด้วยตัวเองที่สำนักงานสรรพากรพื้นที่
ราคาบริการทางไกลถูกกว่าสำนักงานที่ต้องเข้าออฟฟิศไหม
ไม่แน่เสมอไป ราคาขึ้นอยู่กับปริมาณเอกสารและความซับซ้อนของธุรกิจเป็นหลัก ไม่ใช่รูปแบบการทำงานทางไกลหรือไม่ทางไกล
สรุป
สำนักงานบัญชีออนไลน์ทำงานได้จริงและปลอดภัย หากเลือกสำนักงานที่มีตัวตนตรวจสอบได้ มีระบบทำงานชัดเจน และมีนโยบายดูแลข้อมูลที่รัดกุม Dework Accounting ให้บริการลูกค้าทั่วประเทศผ่านระบบออนไลน์ ส่งเอกสารผ่านไลน์ได้ ไม่ต้องเดินทาง พร้อมมีสำนักงานจริงที่เขตหลักสี่ กรุงเทพมหานคร ให้ลูกค้าในพื้นที่นัดเข้าพบได้เมื่อต้องการ
สนใจใช้บริการทำบัญชีทางไกล? ทักมาคุยรายละเอียดงานของคุณได้เลยค่ะ